Компании, занимающиеся перевозкой и оказанием экспедиторских услуг, c 1 сентября 2026 года должны будут полностью перейти на электронный формат перевозочных документов в связи с вступлением в силу положений Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Коснется ли это путевых листов? Разберемся с данным вопросом в статье.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. 1. Что говорит закон об электронных путевых листах
   2. Электронный путевой лист в 2026 году: обязательно или нет
   3. Для кого электронный путевой лист станет обязательным с 1 сентября 2026 года
   4. Формат электронного путевого листа
   5. Как оформить электронный путевой лист
   6. Подписи в электронном путевом листе

Все организации, занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов по общественным дорогам, обязаны составлять путевой лист. На сегодняшний день он может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа. При этом утвержденного бумажного бланка нет, поэтому составить его компания может по своему усмотрению, главное, чтобы в нем были указаны все необходимые сведения.

В частности, в путевой лист нужно внести (ч. ч. 1, 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. п. 1-6, 9 Состава сведений, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390):

1. Срок действия путевого листа — дата (даты) в формате число, месяц, год, в течение которой путевой лист может быть использован.

2. Данные лица, которое оформляет документ.
Для компании это ее полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, регистрационный номер из ЕГРЮЛ.
Для предпринимателя нужно указать ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, номер государственной регистрации из ЕГРИП.

3. Сведения о транспортном средстве, а именно:
— тип автомобиля, его марку и модель по ПТС, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он будет использоваться;
— государственный регистрационный номер машины и прицепа;
— дата и время проведения контроля технического состояния автомобиля и его результат;
— дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
— показания одометра (полные километры пробега) на момент выхода машины на линию и по окончании рейса, а также при передаче следующему водителю, если на одно транспортное средство оформляется не один путевой лист.

4. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства. Здесь нужно указать:
— его ФИО;
— серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
— СНИЛС;
— когда был проведен медосмотр (дата и время), а также его результат.

5. Вид перевозки. Они могут быть следующие:

1) коммерческие:
— регулярная перевозка пассажиров и багажа;
— перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
— перевозка пассажиров и багажа по заказу;
— перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
— организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) для собственных нужд;

3) передвижение и работа специальных транспортных средств.

6. Вид сообщения. Оно может быть:
— городское;
— пригородное;
— междугородное.

Также можно использовать одну из унифицированных форм, предложенных Госкомстатом РФ. Например, для такси легкового подойдет межотраслевая форма № 4, а для грузового транспорта – форма 4-С или 4-П (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78).

Выбранный вариант бланка следует закрепить в учетной политике компании.

Обязанность оформлять путевой лист именно в виде электронного документа на сегодняшний день не установлена. Поэтому каждая компания (ИП) вправе самостоятельно определить, какую форму путевого листа она будет использовать.

С 1 сентября 2026 года в обязательном порядке нужно будет оформлять электронный путевой лист тем компаниям, которые занимаются автомобильной перевозкой пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (п. п. 4, 5 Постановления Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944).

Для остальных же переход на электронный формат документа обязательным не является, и организации (ИП) по-прежнему вправе выбирать удобный для себя способ его составления.

При этом заметим, что Правительством РФ может быть утверждена программа экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, для участников которой могут быть установлены иной порядок формирования путевого листа. Например, не подлежат оформлению путевые листы при осуществлении пассажирских и грузовых перевозок высокоавтоматизированным транспортным средством 2 категории (ч. 6 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 31.07.2020 № 258-ФЗ, п. 23 Программы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 29.12.2022 № 2495).

Формат электронного путевого листа утвержден Федеральной налоговой службой и действует с 1 марта 2026 года (ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@).

Формировать путевой лист необходимо на каждое транспортное средство, перевозящее пассажиров, багаж или грузы в городском, пригородном и междугородном сообщениях, до его выхода на линию.

Если автомобиль был арендован с экипажем, то оформлять документ должен арендодатель (п. п. 10, 11 Состава сведений, утвержденного Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390).

При этом допускается формирование одного путевого листа, если:
— длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя;
— в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Также разрешено вносить изменения в электронный документ относительно сведений о водителе автомобиля, а также о марках и моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах.

Даты, время и результат проведения медицинского осмотра, проводимого перед началом и по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим его. При этом должны быть указаны такие данные:
— ФИО указанного медработника;
— наименование медицинской организации, в штате которой состоит работник;

Дату и время выпуска автомобиля на линию, а также результат технического осмотра транспортного средства должен указать сотрудник компании (ИП), ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию авто. Также осмотр может провести сам индивидуальный предприниматель (физическое лицо).

Очередность проведения медицинского и технического осмотра не регламентирована, поэтому проводить их можно в любой последовательности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

При составлении электронного документа можно использовать различные сервисы, такие как 1С и прочие. Также можно заключить договор со специализированной компанией, которая будет заполнять электронный путевой лист за вас.

Показания одометра могут быть зафиксированы как ответственным сотрудником компании (ИП) или непосредственно предпринимателем (физическим лицом).

Отдельно стоит сказать о том, какие подписи могут быть использованы при формировании путевого листа.

Так, отметки, сделанные в документе медицинским сотрудником, проводившим осмотр водителя, должны быть заверены его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 12 Состава сведений, утвержденного Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390).

А вот отметки сотрудника, ответственного за техническое состояние авто, а также показания одометра, могут быть заверены как УКЭП, так и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) уполномоченного лица (предпринимателя) (п. п. 13, 14 Состава сведений, утвержденного Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390).