Приветствую, коллеги! На связи Евгений Сивков, налоговый консультант. Менеджер сел за руль служебной машины. Медосмотр не провели. Это законная экономия или штраф до 130 000 ₽?

Решают не ключи от автомобиля и не одно слово в штатном расписании, а совокупность документов и фактической работы: трудовая функция, должностная инструкция, задания, маршруты и путевые листы.

Недавно бухгалтерское сообщество обсуждало разъяснения Роструда: ведомство указало, что если сотрудник эпизодически использует служебную машину, но не является водителем по штатке, предрейсовые медосмотры ему не нужны. Казалось бы, выдыхаем?

Как консультант, который регулярно защищает бизнес в спорах с ФНС и ГИТ, я призываю вас не спешить. Разъяснение Роструда — это сильный аргумент для защиты, но не индульгенция. Если фактическая работа менеджера похожа на работу водителя, одной красивой должностью от штрафа не отбиться.

Ниже — полный гайд, который примирит Трудовой кодекс, Закон о безопасности дорожного движения (№ 196-ФЗ) и суровую судебную практику. Сохраняйте в закладки и отправляйте кадровикам.

Главная проблема для бухгалтера и юриста компании кроется в разном подходе ведомств и судов к понятию «водитель».

Позиция Роструда (Трудовое право)
Письмо Роструда от 21.03.2025 № ПГ/04365-6-1 разбирало ситуацию с курьерами, которые иногда управляют служебной машиной. Ведомство считает, что эпизодическое управление служебным автомобилем работником, чья трудовая функция не связана с работой водителя, само по себе не создаёт обязанности по предрейсовым осмотрам (ст. 57, 220 ТК РФ, ст. 23 Закона № 196-ФЗ).
Но важно понимать: это разъяснение не является нормативным актом и не отменяет судебную оценку конкретных обстоятельств.

Позиция Верховного Суда (Административное и Транспортное право)
Судьи смотрят не на название должности, а на факт и оформление. В Постановлении ВС РФ № 18-АД16-173 суд поддержал штраф для компании, где торговый представитель регулярно ездил по маршруту к клиентам. Ключевым аргументом стало то, что в путевых листах сотрудник был указан как водитель, а автомобиль использовался для постоянных служебных разъездов.

Вывод: Если вы выпускаете машину на линию и оформляете путевой лист, где менеджер указан водителем, инспектор ГИБДД и суд будут применять нормы Закона № 196-ФЗ, а не письма Роструда.

В бухгалтерии часто смешивают эти понятия, штрафуя «не того» специалиста и требуя лишних бумаг. Запомните:

1. Предрейсовый медосмотр (Приказ Минздрава № 266н). Проверяет человека (давление, пульс, алкоголь). Проводит медработник. Отметка в путевом листе: "Прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен".

2. Предрейсовый техконтроль (Приказ Минтранса № 9). Проверяет машину (тормоза, рулевое, светотехника). Проводит контролер технического состояния (механик). Отметка: "Выпуск на линию разрешён".

Важный нюанс: Приказ Минтранса № 9 о предрейсовом техконтроле распространяется на коммерческие перевозки, а также на перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями. Обычный легковой автомобиль менеджера, который не занимается перевозками пассажиров и грузов в коммерческих целях, под это правило, как правило, не попадает. Требовать отметки о техконтроле в путевом листе на легковушку для разъездов менеджера — избыточно.

Если вы решили, что осмотры нужны (или наняли штатных водителей), у вас три пути организации самого процесса. Все они требуют наличия медицинской лицензии с соответствующим видом работ (у сторонней клиники или у вашей компании).

1. Договор со сторонней лицензированной медорганизацией. Водители проходят осмотр в клинике или медработник приезжает к вам.

2. Собственный медкабинет. Вы нанимаете медработника в штат, оборудуете помещение и получаете медицинскую лицензию на свою компанию.

3. Дистанционные осмотры с использованием медизделия. Установка специального терминала в офисе.

Как вести журналы учета?

А вот учет результатов (журналы) можно вести двумя способами:

• Бумажный журнал. Форма произвольная, но с обязательными реквизитами (п. 21 Приказа № 266н). Страницы необходимо прошнуровать, пронумеровать и скрепить печатью медицинской организации (при ее наличии).

• Электронный журнал. Ведется с соблюдением закона о персональных данных. Медработник подписывает записи УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью), а работник — ПЭП (простой электронной подписью).

Это легальный и удобный способ (Постановление Правительства № 866, Приказ Минздрава № 266н), но он требует строгого соблюдения правил:

• Используется только специальное зарегистрированное медизделие (терминал), а не просто видеозвонок.

• Идентификация личности проводится способами, предусмотренными постановлением № 866: с использованием медизделия, ЕСИА или Единой биометрической системы.

• Очное ХТИ: Водители на «дистанционке» обязаны не реже двух раз в год очно проходить химико-токсикологические исследования.

• Хранение: Результаты измерений с терминала должны храниться не менее 30 календарных дней.

• У медработника, проводящего удаленный осмотр, должна быть УКЭП и дополнительное обучение.

Существует миф: «Нет штампа медика в путевом листе — ФНС автоматически снимет все расходы на бензин». Это неверно и слишком категорично.

Для налогового учета (ст. 252 НК РФ) важна деловая цель поездки и ее документальное подтверждение. Путевой лист и медотметка нужны в том объеме, в котором их требует транспортное законодательство. Отсутствие отметки медика — это административное нарушение, но оно не означает автоматическое исключение всех расходов, если реальность поездки подтверждена иначе.

Чтобы защитить ГСМ, амортизацию и лизинговые платежи, соберите пакет:

1. Приказ о закреплении авто за сотрудником.

2. Служебные задания или маршрутные листы (с подписями руководителей о выполнении).

3. Данные о пробеге и чеки / отчеты по топливным картам.

4. Акты на ремонт и ТО.

Лайфхак с личным авто: Использование личного автомобиля с выплатой компенсации (ст. 188 ТК РФ) снимает проблему путевых листов и предрейсовых осмотров. Но для этого нужно письменное соглашение, размер компенсации и подтверждение служебного использования. Сам по себе факт езды на личной машине не освобождает от медосмотров, если в трудовом договоре сотрудника прямо прописана функция «водитель».

Закон (ст. 220 ТК РФ) прямо включает время прохождения самого обязательного медосмотра в рабочее время. Однако порядок учета дороги до клиники и ожидания в очереди законом жестко не регламентирован.

Совет: Чтобы избежать споров с работниками и ГИТ, обязательно пропишите в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или Положении об оплате труда, как именно тарифицируется время в пути до медцентра и время ожидания.

Вот актуальные статьи, которые грозят компании:

1. ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (Допуск работника к исполнению обязанностей без обязательного медосмотра).

   • Штраф на юрлицо: от 110 000 до 130 000 ₽.

2. ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ (Нарушение правил обеспечения БДД при организации перевозок, выразившееся в выпуске на линию без предрейсового медосмотра).

   • Штраф на юрлицо: 30 000 ₽.

3. ст. 12.32 КоАП РФ (Допуск к управлению ТС водителя в состоянии опьянения или не имеющего права управления).

   • Штраф на юрлицо: 100 000 ₽. (Применяется, если вы выпустили пьяного или лишенного прав, а не просто за бумажную оплошность).

• Провести аудит фактических обязанностей. Документы нужно приводить в соответствие с реальностью, а не чистить задним числом. Если менеджер ежедневно ездит по маршрутам, удаление одной фразы из инструкции проблему не решит — суд посмотрит на факт.

• Проверить путевые листы. Кто вписан в графу «Водитель»? Если это менеджеры по продажам с постоянными маршрутами — вам нужно либо менять логистику, либо организовывать медосмотры.

• Не вписывать «управление авто» в инструкции «для налогового спокойствия». Так вы сами закрепите водительскую функцию и создадите безусловную обязанность проводить осмотры по Закону № 196-ФЗ.

• Разделить медосмотр и техконтроль. Убедитесь, что вы не требуете от механика ставить отметку о техконтроле на легковушки, которые не подлежат этому контролю по Приказу Минтранса № 9.

• Проверить договор с клиникой. Убедитесь, что в их мед. лицензии есть конкретный пункт: «медицинские осмотры (предрейсовые, послерейсовые)».

Коллеги, а как вы решаете проблему с разъездными сотрудниками в вашей компании? Оформляете путевые листы, используете терминалы или перешли на компенсацию за личное авто? Делитесь опытом в комментариях!

Нормативная база (первоисточники для бухгалтера):

1. Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (ст. 23).

2. Приказ Минздрава России от 30.05.2023 № 266н (Порядок проведения медосмотров).

3. Постановление Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 (Особенности дистанционных осмотров).

4. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (Об утверждении состава сведений и порядка оформления путевого листа).

5. Постановление ВС РФ № 18-АД16-173 (Судебная практика по торговым представителям).