Стабильная связь есть далеко не везде, где организации приходится учитывать имущество. Стройплощадка, производственный цех, подвальное помещение, временный объект или удалённый филиал могут находиться вне зоны уверенного мобильного интернета. При этом основные средства и материалы нужно проверять именно там, где они фактически находятся.

Если процесс зависит от постоянного доступа к облачным сервисам, потеря связи быстро меняет привычный порядок работы. Сотрудники переходят на бумажные описи или записывают инвентарные номера в локальные таблицы, чтобы потом перенести информацию в учётную систему. Получается двойная работа: сначала зафиксировать имущество на объекте, затем ещё раз внести те же данные.

При ручном переносе легко ошибиться. Один номер можно пропустить, в другом перепутать цифру, один объект внести дважды. А если проверка занимает несколько дней, за это время имущество могут переместить в другое помещение или передать другому материально ответственному лицу (МОЛ).

Но постоянная связь нужна не при каждой операции с имуществом. Инвентаризацию можно организовать так, чтобы сотрудник приехал на объект с заданием на мобильном устройстве, провёл проверку без интернета, а результаты передал в 1С, когда обмен снова станет доступен.

Так работает «Учёт 15» от «Клеверенс» — мобильное ПО для учёта основных средств и материалов на ТСД и Android-устройствах. Справочники на устройстве актуализируются, пока оно подключено к сети, а документ для предстоящей инвентаризации можно получить заранее. Если сетевого подключения нет совсем, данные можно передать на устройство по проводу.

В результате отсутствие интернета непосредственно на объекте не останавливает проверку. Сотрудник работает с уже полученным документом, а результаты сохраняются на ТСД до момента, когда их можно будет передать обратно в учётную систему.

Офлайн-инвентаризация начинается ещё до поездки. Сначала нужно определить границы проверки: организацию, подразделение, МОЛ и участок, который предстоит пройти. Затем проверить актуальность исходных данных и подготовить документ-задание.

В «Учёте 15» инвентаризацию можно проводить по документу, выгруженному из учётной системы, или создать документ непосредственно на ТСД. В продукте также предусмотрено разделение документов инвентаризации по типу имущества, счетам учёта и МОЛ.

При наличии сети справочники на мобильном устройстве могут актуализироваться автоматически. Поэтому отдельно перед каждым выездом вручную переносить весь справочник имущества не требуется. Если связи с базой нет, для обмена можно использовать подключение по проводу.

Большой объём справочника сам по себе тоже не должен становиться причиной дробить проверку на множество небольших выгрузок. Современное оборудование и используемые технологии в «Учёте 15» позволяют хранить на устройстве сотни тысяч единиц имущества без существенных проблем с производительностью. Поэтому границы задания лучше определять исходя из логики самой инвентаризации — подразделения, МОЛ и проверяемого участка.

У ТСД есть собственный аккумулятор, поэтому для работы ему не требуется постоянное подключение к электросети. Но точное время автономной работы зависит от конкретной модели, состояния батареи и нагрузки: обычное сканирование штрихкодов и интенсивная работа с RFID расходуют заряд по-разному. Перед длительным выездом лучше проверить характеристики и фактическое состояние аккумулятора конкретного устройства.

Если одного заряда на весь обход может не хватить, стоит предусмотреть запасной аккумулятор или пауэрбанк. Если на объекте потребуется печатать этикетки, дополнительно понадобится совместимый мобильный принтер. До поездки также стоит проверить, что нужный документ уже доступен на ТСД.

«Учёт 15» работает на Android-устройствах, в том числе на ТСД и смартфонах, и поддерживает штрихкоды и RFID. Для обычной инвентаризации можно сканировать штрихкоды, но если на крупном удалённом объекте такой обход занимает слишком много времени, стоит рассмотреть технологию RFID.

RFID позволяет считывать метки быстрее и не требует наводить сканер на каждый штрихкод. Сбор информации с помощью RFID может быть до 40 раз быстрее инвентаризации по штрихкодам. Приложение также позволяет программировать UHF-метки с помощью ТСД с RFID-считывателем.

На объекте сотрудник работает с документом непосредственно на ТСД. Интернет для каждого сканирования не нужен: результаты проверки сохраняются на устройстве. Поэтому даже в подвале, цехе или на стройплощадке не приходится переходить на бумажную опись только из-за пропавшей сети.

В «Учёте 15» есть два подхода к проверке. Можно работать по заранее выгруженному документу и искать имущество, которое должно находиться у конкретного МОЛ или на проверяемом участке. Второй вариант — сформировать документ на ТСД в разрезе организации, подразделения и МОЛ и фиксировать имущество, которое сотрудник фактически обнаруживает во время обхода.

Во втором случае проверка не ограничивается только ожидаемым списком. Если у МОЛ обнаружится чужое имущество, его тоже можно отсканировать, и в результатах инвентаризации оно будет отражено как чужое. Это позволяет не игнорировать объект только потому, что по данным учёта он должен находиться в другом месте.

Во время обхода почти всегда встречаются ситуации, которые не укладываются в ожидаемый список. На рабочем месте может оказаться имущество другого МОЛ, а на нужном объекте — повреждённая или отсутствующая метка. Такие случаи важно не пропускать, иначе после проверки снова придётся выяснять обстоятельства вручную.

При фактической инвентаризации чужой объект можно отсканировать вместе с остальным имуществом. В результате будет видно, что он обнаружен у другого МОЛ. Так расхождение фиксируется непосредственно во время проверки, а не обнаруживается уже после возвращения комиссии.

Для объектов с повреждёнными метками и других спорных случаев можно указать соответствующий статус, оставить комментарий и прикрепить фотографию. Это даёт бухгалтеру или другому ответственному сотруднику дополнительную информацию для последующего разбора ситуации.

Такой подход полезнее, чем пытаться решить каждый спорный случай прямо во время обхода. Задача сотрудника на объекте — точно зафиксировать, что он обнаружил, а причины расхождений можно разбирать после получения результатов.

Между формированием задания и фактическим обходом ситуация может измениться. Имущество могут переместить, передать другому сотруднику или отразить по нему новую операцию уже после того, как документ появился на ТСД. Поэтому данные в исходном задании и фактическая картина иногда различаются.

Само по себе такое отличие ещё не означает недостачу или излишек. После получения результатов нужно проверить, какие операции с имуществом произошли за время работы комиссии. Это особенно важно, если инвентаризация на удалённом объекте занимает несколько дней.

При фактической проверке сотрудник может сканировать всё имущество, которое обнаруживает на участке, включая чужое. Поэтому часть таких ситуаций будет видна уже в самом документе инвентаризации, а бухгалтер сможет разбирать их после передачи результатов в учётную систему.

После обхода результаты остаются на ТСД до момента обмена. Если устройство снова подключается к сети и для него настроен соответствующий обмен, документ может отправиться автоматически. При необходимости передачу можно выполнить и вручную.

То есть сотруднику не обязательно после каждой инвентаризации отдельно переписывать или переносить собранные данные. Если на самом объекте связи нет, он завершает работу на ТСД, а обмен происходит позже — когда устройство снова получает доступ к сети. Если сетевой обмен использовать нельзя, данные можно передать по проводу.

«Учёт 15» имеет готовую интеграцию с «1С:Бухгалтерией предприятия 3.0» и «1С:Бухгалтерией государственного учреждения 2.0». Также поддерживается интеграция с «Клеверенс: Учёт имущества» и предусмотрена возможность самостоятельной интеграции с другими учётными системами.

После получения документа в 1С остаётся проверить расхождения. Стоит обратить внимание на операции, которые произошли между формированием задания и завершением проверки: они могут объяснить, почему фактические данные отличаются от исходных.

Работа без интернета не требует сложного отдельного процесса, но несколько вещей лучше проверить ещё до поездки. Особенно если комиссия отправляется на объект, откуда нельзя быстро вернуться за забытым оборудованием или повторно получить нужный документ.

• Проверьте, что справочники на ТСД актуальны.

• Подготовьте и передайте на устройство документ-задание, если проверка проводится по заранее сформированному списку.

• Определите организацию, подразделение, МОЛ и границы проверки.

• Проверьте заряд ТСД и оцените, хватит ли его на планируемое время работы.

• При длительном обходе предусмотрите запасной аккумулятор или пауэрбанк.

• Определите порядок работы с чужим имуществом и повреждёнными метками.

• После проверки убедитесь, что все документы завершены и переданы в учётную систему.

• Перед разбором расхождений проверьте операции, которые произошли после формирования задания.

Если такие выезды проходят регулярно, этот порядок лучше закрепить во внутреннем регламенте. Тогда сотрудник на объекте понимает, как проводить проверку без связи, а бухгалтер знает, откуда получены результаты и что нужно проверить после их загрузки.

Отсутствие связи на удалённом объекте не мешает работать с ТСД. Документ можно получить заранее, провести инвентаризацию без интернета, а результаты передать в 1С после восстановления сетевого подключения — автоматически при настроенном обмене или вручную.

При этом сами справочники не нужно каждый раз переносить вручную перед выездом: пока устройство находится в сети, они могут актуализироваться автоматически. Если сетевого доступа нет, остаётся проводной вариант обмена.

Поэтому главное при такой инвентаризации — не постоянный интернет, а подготовленный документ, актуальные данные на ТСД и понятный порядок работы с результатами. А если поштучное сканирование на большом объекте занимает слишком много времени, процесс можно дополнительно ускорить с помощью RFID технологии.

Реклама: ООО «Клеверенс Софт», ИНН 7720514281, erid: 2W5zFHd5jFF