В положениях о командировках до сих пор встречается простое решение: «суточные за границей — 3 500 рублей, связь сотрудник оплачивает из них». Удобно: не нужно собирать чеки за роуминг и сим-карты, бухгалтерии меньше работы. Но это решение обходится дороже, чем кажется, и почти всегда — без необходимости. Налоговый кодекс прямо разделяет суточные и расходы на связь, и у второй статьи свои правила освобождения от НДФЛ и взносов.

Разберём, как это устроено и что поправить в локальных актах.

Статья 168 Трудового кодекса перечисляет, что работодатель возмещает командированному сотруднику: расходы на проезд, на наём жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (это и есть суточные), и иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Суточные — это деньги на личные нужды в поездке. Работник за них не отчитывается, чеки не прикладывает.

Связь для работы — роуминг, местная сим-карта, туристическая eSIM, интернет в отеле за отдельную плату — это не личная нужда, а инструмент выполнения задания. Её место — в «иных расходах», которые возмещаются по документам сверх суточных.

По пункту 1 статьи 217 НК РФ суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей за каждый день командировки по России и 2 500 рублей за каждый день за границей. Те же пределы действуют для страховых взносов — пункт 2 статьи 422 НК РФ отсылает к статье 217.

Для загранпоездок при разъездном характере работы Налоговый кодекс устанавливает отдельный лимит — 3 500 рублей в день.

Всё, что работодатель платит сверх лимита, облагается НДФЛ по ставке 13 % и страховыми взносами по единому тарифу. Взносы начисляются на сумму превышения; позиция Минфина о взносах со сверхнормативных суточных изложена, например, в письме от 16.03.2017 № 03-15-06/15230.

А вот расходы на связь в командировке в Налоговом кодексе названы отдельно. В перечне командировочных расходов, которые не облагаются НДФЛ и взносами, наряду с проездом, наймом жилья и визами прямо указана оплата услуг связи. Условие одно: расходы фактически произведены и подтверждены документами.

Лимита по сумме здесь нет. Если сотрудник потратил на связь в поездке 1 500 рублей и принёс чек — все 1 500 рублей возмещаются без НДФЛ и взносов.

Возьмём командировку в Стамбул на семь дней.

Вариант 1: суточные 3 500 рублей, связь «из них». Превышение над лимитом — 1 000 рублей в день, за поездку 7 000 рублей. НДФЛ — 910 рублей. Страховые взносы по общему тарифу 30 % — 2 100 рублей. Итого компания и работник теряют на налогах около 3 000 рублей — и это только за одну поездку одного сотрудника.

Вариант 2: суточные 2 500 рублей, связь по чеку. Суточные в пределах лимита — налогов нет. Связь, допустим, туристическая eSIM на неделю за несколько сотен рублей или суточная опция роуминга. Возмещается по кассовому чеку или счёту оператора — налогов тоже нет.

Разница — не только в налогах. Во втором варианте компания платит за связь ровно столько, сколько она стоила, а не фиксированную тысячу в день.

С налогом на прибыль проще. Суточные в размере, установленном локальным актом, учитываются в расходах полностью — нормирования для налога на прибыль нет (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на связь в командировке учитываются как командировочные или как расходы на услуги связи (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) — при условии, что они обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ).

То есть на прибыли разница между двумя вариантами не видна. Она видна на НДФЛ и взносах.

Отдельный случай — поездка за границу с возвращением в тот же день. По пункту 20 Положения о командировках (постановление Правительства № 749) суточные в этом случае выплачиваются в размере 50 % нормы, установленной для загранкомандировок. Если связь «зашита» в суточные, при однодневной поездке сотрудник получит на неё вдвое меньше — хотя роуминг или пакет стоят столько же. Ещё один аргумент за отдельную строку.

Чтобы расход на связь прошёл без НДФЛ и взносов, к авансовому отчёту прикладывают:

1. Документ об услуге: кассовый чек российского продавца, счёт или детализацию оператора, инвойс зарубежного продавца.

2. Документ об оплате, если он не совпадает с первым: слип, выписку по карте.

3. Перевод, если документ на иностранном языке — построчный, достаточно перевода, сделанного в организации.

4. Обоснование: служебное задание или служебную записку, из которой видно, что связь нужна для работы.

С роумингом по корпоративной сим-карте документы — счёт и детализация оператора, возмещать сотруднику ничего не нужно.

Первое. Оставить суточные для загранпоездок в пределах 2 500 рублей, если нет других причин платить больше. Или платить больше осознанно, понимая, что превышение облагается.

Второе. Отдельной строкой указать, что расходы на мобильную связь и мобильный интернет в командировке возмещаются по документам как иные расходы, связанные с командировкой, с разрешения работодателя.

Третье. Установить разумный лимит на связь в день или на поездку — не для налогов, а для контроля. И перечень допустимых способов: корпоративный роуминг, местная сим-карта, туристическая eSIM, платный интернет в гостинице.

Четвёртое. Прописать, какие документы принимаются, и что делать с документами на иностранном языке.

Суточные — на личные нужды, в пределах 2 500 рублей за границей без налогов. Связь для работы — отдельный расход, который Налоговый кодекс прямо освобождает от НДФЛ и взносов при наличии документов. Поднимать суточные «на связь» значит платить налоги с того, что могло быть необлагаемым. Лучше возмещать связь по чеку и не превышать лимит суточных без необходимости.