При подключении ИП к электронному транспортному документообороту бухгалтеру важно учесть: предприниматель одновременно выступает перевозчиком и водителем. В сервисе должны быть отражены обе роли, а подпись должна позволять оформлять документы непосредственно в рейсе.

При этом две роли не означают, что ИП нужны два сертификата электронной подписи.

Если ИП самостоятельно перевозит груз, при регистрации в Логистике от Диадока нужно выбрать вариант «Я сам буду выполнять перевозки» и заполнить сведения о водительском удостоверении и транспортном средстве.

В таком сценарии предприниматель появляется и в списке администраторов, и в списке водителей. Порядок описан в инструкции по регистрации ИП.

Бухгалтеру стоит проверить, что сведения заполнены и предпринимателя можно указать водителем в накладной. Само появление ИП в разделе «Сотрудники» сервиса не означает, что ему нужно оформлять трудовые отношения с самим собой: это техническая роль пользователя.

ИП, который сам перевозит груз, может подписывать документы собственной квалифицированной электронной подписью ИП — КЭП. Отдельная подпись исключительно для роли водителя не требуется. Контур предусматривает использование КЭП предпринимателя сразу за водителя и перевозчика.

Но бухгалтеру важно проверить не только наличие действующего сертификата, но и возможность использовать его со смартфона. Подпись, которой ИП сдает отчетность с компьютера, может потребовать другого носителя для мобильного подписания.

Для работы в мобильном приложении предусмотрены:

• КЭП Госключа для ИП — сертификат подключают к сервису и используют для подписания через Госключ;

• КЭП ИП на NFC-токене — для подписания носитель прикладывают к совместимому смартфону.

Эти варианты приведены в инструкции Контура по выбору сертификата.

Наличие приложения «Госключ» и подтвержденной учетной записи Госуслуг еще не означает, что все готово. Нужно проверить, что выпущен подходящий квалифицированный сертификат и он подключен к Логистике.

Электронная транспортная накладная состоит из отдельных частей — титулов. Предприниматель как перевозчик подписывает Т2 и Т4.

Бухгалтеру удобно заранее дать предпринимателю короткую инструкцию: где открыть накладную, как проверить данные и каким способом подписать документ. До первого рейса стоит убедиться, что сертификат подключен и доступен в мобильном приложении.

В настройках Логистики нужно включить возможность подписания документов водителем за перевозчика и подключить выбранный сертификат.

Здесь важно различать согласование простой электронной подписью — ПЭП и подписание за перевозчика.

Водитель может с помощью ПЭП подтвердить прием или сдачу груза. При таком сценарии документ затем подписывается за перевозчика отдельно. ИП, использующий собственную КЭП, может сразу подписать титул от своего имени.

Поэтому при контроле документооборота бухгалтеру нужно проверить, что подписание за перевозчика завершено. Одного действия водителя в приложении может оказаться недостаточно.

Предпринимателю, который подписывает документы собственной КЭП ИП, машиночитаемая доверенность самому себе не нужна. Он действует от своего имени.

Если впоследствии ИП наймет водителя, порядок зависит от того, какие действия ему поручат:

• водитель подтверждает прием и сдачу груза ПЭП — документ за перевозчика подписывается отдельно;

• водитель подписывает документы за ИП собственной КЭП или поддерживаемой НЭП физлица — его полномочия подтверждают МЧД.

Таким образом, появление наемного водителя само по себе еще не определяет необходимость МЧД. Бухгалтеру нужно выяснить, будет ли он подписывать документы от имени предпринимателя.

Бухгалтеру достаточно пройти пять пунктов:

1. ИП зарегистрирован в сервисе как перевозчик и водитель.

2. Сведения о водительском удостоверении и машине заполнены.

3. Подходящая КЭП подключена и работает со смартфона.

4. Доступно подписание документов за перевозчика.

5. Предприниматель знает, когда подписывать Т2 и Т4 и как проверить результат.

Такая подготовка поможет избежать ситуации, когда груз уже доставлен, а электронная накладная осталась без завершенного подписания со стороны перевозчика.

Материалы по работе с электронными транспортными накладными уже собраны в Клерк.Системе: можно быстро найти нужную информацию, разобраться в требованиях и вернуться к материалам, когда возникает рабочий вопрос.

Подписка Клерк.Школа для тех случаев, когда нужно не просто найти ответ, а разобраться в теме системно. Можно проходить онлайн-курсы по бухгалтерскому и налоговому учету, ФСБУ, 1С, ВЭД, маркетплейсам и другим профессиональным направлениям, выбирать нужные программы и учиться в своем темпе. Также в подписку входят закрытые встречи с экспертами и преподавателями и помощь с подбором учебного трека.

Клерк.Система помогает решать рабочие вопросы, а Клерк.Школа — разобраться в теме и закрепить знания на практике.