Пока у компании один контракт с казначейским сопровождением, учёт держится на внимательности бухгалтера: все поступления и платежи по лицевому счёту относятся к одному контракту, путаницы нет. Проблемы начинаются со вторым и третьим контрактом. Деньги приходят на один лицевой счёт, поставщики пересекаются, сотрудники работают сразу на нескольких объектах, а казначейство, заказчики и проверяющие ждут ответа на простой вопрос: сколько потрачено по конкретному контракту и на что.

В этой статье — практическая схема, как организовать раздельный учёт по нескольким сопровождаемым контрактам в 1С: от структуры лицевого счёта до распределения косвенных расходов и ежемесячной сверки с выпиской.

Первое, что стоит понять: при нескольких контрактах у исполнителя, как правило, не несколько лицевых счетов, а один лицевой счёт с несколькими разделами. По Порядку открытия лицевых счетов, утверждённому приказом Казначейства России № 44н, по следующему контракту территориальный орган Федерального казначейства открывает новый раздел на уже открытом лицевом счёте (пункты 41 и 42). Раздел открывается в день получения документа-основания, а уведомление об этом направляется не позднее следующего рабочего дня.

Для учёта это означает следующее. Номер лицевого счёта один, а движение денег по каждому контракту казначейство ведёт в своём разделе. В выписке операции видны с привязкой к идентификатору контракта. Поэтому и в 1С нужна аналитика, которая позволит разложить общий остаток по лицевому счёту на остатки по каждому контракту и сверить их с выпиской раздел за разделом.

Типичная ошибка — завести в 1С лицевой счёт как один банковский счёт без дополнительной аналитики и надеяться разобраться потом. К концу квартала разнести несколько сотен операций по контрактам задним числом почти невозможно без ошибок.

Прежде чем проводить платежи по второму контракту, стоит один раз настроить справочники и аналитику. На это уйдёт день, но дальше учёт будет вестись почти автоматически.

1. Лицевой счёт в казначействе — отдельным счётом организации. В справочнике счетов организации заводят лицевой счёт с реквизитами ТОФК. Учёт денег на нём ведут на отдельном субсчёте, предусмотренном учётной политикой, чтобы средства с ограничением использования не смешивались с деньгами на расчётном счёте.

2. Договоры с заказчиками — с признаком государственного контракта. В карточке договора с заказчиком в типовых конфигурациях есть возможность указать, что расчёты ведутся по государственному контракту, и заполнить идентификатор контракта. Это главный ключ аналитики: по идентификатору потом строятся отчёты и заполняются платёжные документы.

3. Договоры с поставщиками и субподрядчиками — с тем же идентификатором. Каждый договор, заключённый для исполнения конкретного контракта, должен быть связан с ним. Если поставщик работает сразу по двум контрактам, у него должно быть два договора в 1С — по одному на каждый контракт, даже если юридически это один рамочный договор с разными спецификациями.

4. Статьи движения денежных средств — по направлениям расходования. Удобно завести статьи так, чтобы они соответствовали направлениям из сведений об операциях с целевыми средствами: оплата труда, налоги и взносы, субподряд, материалы, оборудование, перечисление на расчётный счёт. Тогда сверка с планом по сведениям становится сверкой по статьям.

5. Объекты учёта затрат — по контрактам. В зависимости от конфигурации это номенклатурные группы, объекты строительства, подразделения или отдельное субконто. Важно, чтобы каждый контракт был отдельным объектом и все прямые затраты по нему отражались с этой аналитикой.

На практике достаточно трёх уровней аналитики, чтобы ответить на любой вопрос казначейства или заказчика.

— Контракт: идентификатор государственного контракта через договор с заказчиком и связанные договоры с поставщиками.
— Направление расходования: статья движения денежных средств, соответствующая коду в сведениях.
— Объект затрат: номенклатурная группа или иной объект, в разрезе которого собирается себестоимость по контракту.

Правило, которое стоит закрепить для всех, кто проводит документы: ни одна операция по лицевому счёту не проводится без заполненного договора и статьи движения денежных средств. В большинстве конфигураций это можно сделать обязательным через настройку контроля заполнения или хотя бы проверять регулярным отчётом.

Поступление аванса от заказчика. Документ поступления на лицевой счёт заполняется с договором конкретного заказчика: так аванс сразу попадает в расчёты по нужному контракту. Если в один день пришли авансы по двум контрактам, это два разных документа, а не один на общую сумму.

Оплата поставщику или субподрядчику. В списании с лицевого счёта указывается договор с поставщиком, привязанный к контракту, и статья движения денежных средств. Если платёж по одному распоряжению закрывает счета по разным контрактам, документ в 1С разбивается на строки по договорам.

Выплата зарплаты. Это самое сложное место. Если сотрудник работает только на одном контракте, его зарплата и взносы относятся на этот контракт целиком. Если на нескольких — нужен документ распределения: табель с часами по контрактам или иной обоснованный показатель. Ведомость на выплату с лицевого счёта формируется по сумме, приходящейся на конкретный контракт, остальная часть выплачивается с расчётного счёта или с раздела другого контракта.

Налоги и взносы. НДФЛ и страховые взносы с зарплаты, выплаченной с лицевого счёта, распределяются в той же пропорции, что и сама зарплата. В 1С это удобно делать через отдельные статьи движения денежных средств и аналитику по контрактам в документах списания.

Перечисление на расчётный счёт. После приёмки этапа исполнитель переводит себе деньги по конкретному контракту. В 1С это внутреннее перемещение денег между счетами организации с указанием договора с заказчиком, по которому принят этап, — иначе остатки по контрактам разойдутся.

Прямые затраты — материалы, субподряд, зарплата производственного персонала, занятого на конкретном объекте, — отражаются сразу по контракту. Сложнее с косвенными: аренда офиса, зарплата управленцев и бухгалтерии, связь, программы.

Для сопровождаемых контрактов здесь два вопроса. Первый — бухгалтерский: как распределить косвенные расходы для расчёта себестоимости и финансового результата по каждому контракту. Второй — казначейский: можно ли вообще оплачивать эти расходы с лицевого счёта.

На второй вопрос ответ зависит от условий контракта и режима сопровождения. Во многих случаях общехозяйственные расходы проще оплачивать с расчётного счёта, а в себестоимость контрактов включать через распределение. Если же контракт допускает оплату части накладных расходов с лицевого счёта, они должны быть заложены в сведениях об операциях и подтверждены расчётом.

Для бухгалтерского распределения в 1С выбирают базу, закреплённую в учётной политике:

— выручка по контрактам — просто и понятно, но искажает картину, если контракты сильно различаются по трудоёмкости;
— фонд оплаты труда производственного персонала — хорошо отражает реальную нагрузку для трудоёмких работ;
— прямые затраты — компромиссный вариант, удобный при большой доле субподряда и материалов.

Главное — один раз выбрать базу, закрепить её в учётной политике и применять последовательно. Менять базу распределения в середине года ради «удобных» цифр по одному контракту — прямой путь к вопросам при проверке.

Раз в месяц, а в конце года — раз в неделю, остатки в 1С сверяют с выпиской из лицевого счёта. При нескольких контрактах сверка идёт в два шага.

1. Общий остаток: сальдо по субсчёту лицевого счёта в 1С против остатка по выписке.
2. Остатки по разделам: обороты и сальдо в разрезе договоров с заказчиками против движения по каждому разделу лицевого счёта.

Если общий остаток сходится, а по разделам нет, почти всегда причина одна из следующих:

— платёж проведён в 1С по договору другого контракта;
— зарплата выплачена с лицевого счёта целиком, а в учёте распределена по контрактам иначе, чем в распоряжениях;
— перечисление на расчётный счёт отражено без указания контракта;
— возврат платежа отражён по другому договору, чем исходное списание.

Для сверки удобно сформировать в 1С отчёт по движению денег на лицевом счёте с группировкой по договорам и статьям и выгрузить его рядом с выпиской. Расхождения находятся за минуты, если аналитика заполнялась с первого дня.

Сведения об операциях с целевыми средствами — это план расходования по каждому контракту в разрезе направлений. Казначейство не пропустит платёж, если по нужному направлению не осталось запланированной суммы. При нескольких контрактах бухгалтеру важно видеть остаток плана по каждому контракту и направлению до того, как готовить распоряжение.

В 1С удобно вести такой план с помощью бюджетирования, если оно есть в конфигурации, или простым регистром: контракт, направление, сумма по сведениям. Факт берётся из оборотов по статьям движения денежных средств в разрезе договоров. Отчёт «план — факт — остаток» по каждому контракту закрывает сразу две задачи: показывает, где пора корректировать сведения, и подсказывает, по какому направлению следующий платёж может упереться в лимит.

Сведения меняются чаще, чем кажется: появился новый субподрядчик, перераспределили суммы между материалами и работами, подписали допсоглашение. Каждый раз изменения стоит сразу отражать и в 1С, иначе план и факт начнут жить отдельно.

Когда компания выигрывает очередной контракт, новый раздел на лицевом счёте открывается в день получения документа-основания, а уведомление приходит не позднее следующего рабочего дня. До получения уведомления нет смысла проводить по новому контракту платежи и в 1С: сначала стоит завести договор с заказчиком, заполнить идентификатор, создать объект затрат и при необходимости новые договоры с поставщиками.

Если меняется действующий контракт — цена, сроки, этапы, — изменённый документ-основание представляют в казначейство в пятидневный срок. В 1С в этот момент стоит обновить сумму договора с заказчиком, график этапов и план по сведениям. Распространённая ошибка — изменения учтены в казначействе, но не в учёте: тогда отчёт по остаткам плана показывает старые цифры, и бухгалтер готовит распоряжения на суммы, которых уже нет.

Когда один из контрактов исполнен, его раздел продолжает существовать до окончания расчётов. В 1С к этому моменту по договору с заказчиком должна быть закрыта реализация, зачтены авансы, а по договорам с поставщиками — закрыты все расчёты. Остаток по контракту на лицевом счёте — это либо сумма, которую исполнитель выводит себе на расчётный счёт после приёмки, либо деньги к возврату заказчику.

Если лицевой счёт закрывается полностью, это делают по заявлению на закрытие, а при наличии остатка вместе с заявлением представляют распоряжение о перечислении остатка. Пока на счёте есть разделы по действующим контрактам, речь о закрытии счёта не идёт — завершённый контракт просто перестаёт участвовать в движении денег. В 1С договоры по завершённому контракту стоит пометить как закрытые, чтобы по ним случайно не провели новые операции.

Компания выполняет два контракта на ремонт школ в соседних районах. Оба на казначейском сопровождении, деньги идут на один лицевой счёт в двух разделах. Электромонтажные работы на обоих объектах выполняет один и тот же субподрядчик.

Как это выглядит в учёте при правильной настройке. У субподрядчика в 1С два договора: по первому контракту и по второму, с разными идентификаторами. Авансы и оплаты проводятся по соответствующему договору. В казначейство уходят два разных распоряжения, каждое со своим идентификатором и документами-основаниями. В выписке они отражаются в разных разделах, в 1С — по разным договорам, и сверка сходится.

Как это выглядит без настройки. У субподрядчика один договор в 1С, бухгалтер проводит все платежи по нему. В казначейство распоряжения уходят правильные — их проверяют по документам. Но в учёте авансы по двум контрактам перемешаны, акты закрываются не теми авансами, а остатки по разделам лицевого счёта не сходятся с 1С. Через полгода, когда заказчик первого контракта запрашивает расшифровку затрат, бухгалтерия неделю восстанавливает картину по выпискам.

1. Лицевой счёт заведён в 1С отдельным счётом с отдельным субсчётом.
2. В каждом договоре с заказчиком указан идентификатор государственного контракта.
3. Для каждой пары «поставщик — контракт» в 1С отдельный договор.
4. Статьи движения денежных средств соответствуют направлениям из сведений.
5. Каждый контракт — отдельный объект учёта затрат.
6. Зарплата по нескольким контрактам распределяется по табелю или иной закреплённой базе.
7. База распределения косвенных расходов закреплена в учётной политике.
8. Ежемесячная сверка остатков по разделам лицевого счёта с отчётом 1С.

Раздельный учёт по нескольким сопровождаемым контрактам — это не дополнительная отчётность ради казначейства, а способ в любой момент знать, сколько денег осталось и сколько потрачено по каждому контракту. Один день на настройку справочников и аналитики в 1С экономит недели на восстановлении данных, когда их запросят заказчик, казначейство или собственный директор. Начните с реестра контрактов и договоров: когда у каждой операции есть договор, статья и объект затрат, остальные отчёты в 1С собираются сами. А ежемесячная сверка по разделам лицевого счёта превращается из расследования в рутинную проверку, которая занимает не больше часа.