Должность главного бухгалтера может на время остаться без штатного специалиста. Отпуск, больничный, командировка, а иногда банальное отсутствие такой ставки в штате. Бухгалтерия же не останавливается ни на день. Значит, кто-то должен подхватить эти задачи: другой сотрудник, заместитель или сам директор. Закон прямого шаблона здесь не даёт, временное исполнение обязанностей главного бухгалтера оформляют по-разному, и от выбранного способа зависят и доплата, и право подписи, и ответственность. Разберём каждый вариант по отдельности, опираясь на нормы ТК РФ и Закона о бухучёте, и покажем готовые образцы приказов.

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание:

1. В каких случаях возникает необходимость возложить обязанности главного бухгалтера
2. Три главных правовых способа: что говорит ТК РФ
3. Возложение обязанностей на генерального директора: алгоритм, образец приказа, сложности
4. Возложение на время отпуска или болезни главного бухгалтера: варианты оформления, доплата за совмещение, образец приказа и дополнительного соглашения
5. Возложение обязанностей на бухгалтера или иного сотрудника на постоянной основе: образец приказа
6. Право подписи счёт-фактур и УПД при возложении обязанностей
7. Чек-лист: как проверить правильность оформления возложения обязанностей

Бухгалтерский учёт ведётся непрерывно со дня регистрации фирмы и до прекращения её деятельности (ч. 3 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Прерываться он не вправе, даже когда человек, который его ведёт, временно выбыл из строя. Отсюда и сама потребность поставить кого-то на освободившееся место.

Организовать ведение учёта это обязанность руководителя. Он либо возлагает эту работу на главбуха или иное должностное лицо, либо заключает договор на бухгалтерские услуги со стороны (ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Но штатный главный бухгалтер есть не всегда и не везде. А там, где он есть, он тоже уходит в отпуск и болеет. И вот тогда встаёт вопрос на кого переключить его функции, чтобы учёт не повис.

Поводов для этого на практике несколько. Одни связаны с временным отсутствием человека, другие с тем, что отдельной ставки под него попросту не предусмотрено.

Возложить обязанности главного бухгалтера на другое лицо обычно требуется в следующих случаях:

• ежегодный отпуск главбуха;
• отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
• временная нетрудоспособность;
• служебная командировка;
• иное временное отсутствие, когда за работником сохраняется его место;
• увольнение прежнего главбуха, пока не найден и не принят новый;
• ведение учёта силами руководителя в связи с отсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера.

Первые варианты роднит одно — главбух из штата никуда не делся, его просто временно подменяют. Последний случай стоит особняком. Здесь должности как таковой нет, и учёт берёт на себя директор, если организация вправе так поступить. Это допускают руководители субъектов малого и среднего предпринимательства, кроме отдельных исключений (ч. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Подробнее на этом остановимся в отдельном разделе.

Причина отсутствия, к слову, на способ оформления влияет не так сильно, как кажется. Болезнь, отпуск или командировка набор вариантов передачи полномочий в основном один и тот же. А вот срок отсутствия и наличие штатной ставки решают многое.

Если отсутствие короткое, обычно хватает совмещения. Затяжное, вроде ухода за ребёнком, чаще оформляют через временный перевод. А когда штатной должности главбуха нет вовсе, учёт ложится на директора и это уже отдельная история со своими условиями. Про них мы еще поговорим.

Закон не диктует единственно верный способ передать дела главбуха. Конкретного порядка попросту нет, и работодатель подбирает вариант под свою ситуацию. На практике закрепилось несколько схем, и почти все они опираются на нормы ТК РФ.

Чаще всего из них выбирают три. Они различаются тем, освобождают ли работника от основной работы, как считается оплата и каким документом всё закрепляется.

Совмещение должностей.

Самый ходовой вариант для короткого отсутствия. С письменного согласия работника ему поручают выполнять в течение рабочего дня, наряду с его собственной работой, ещё и обязанности главбуха за дополнительную плату (ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). От своей прежней должности он при этом не освобождается, тянет обе. Размер доплаты стороны определяют сами, с учётом объёма и содержания добавленной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Подходит, когда главбух ушёл, скажем, в обычный отпуск на пару недель.

Временный перевод.

Этот способ устроен иначе. Здесь работника по соглашению сторон переводят на должность главбуха на срок до года, а если он замещает временно отсутствующего, за которым сохраняется место, до выхода того на работу (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Ключевое отличие от совмещения в том, что свою основную работу человек на это время оставляет и занимается только бухгалтерией. И документы он подписывает уже как главный бухгалтер со своей фамилией и инициалами. Этот способ удобнее, когда отсутствие затяжное: декрет, уход за ребёнком, долгая болезнь.

Есть нюанс, о котором забывают. Если по окончании срока перевода прежнюю работу человеку не вернули, а он её и не потребовал и продолжает трудиться, временный характер перевода отпадает, перевод становится постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Так что за сроками стоит следить.

Внутреннее совместительство.

Третий путь — внутреннее совместительство. Работник выполняет обязанности главбуха в свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ). Занятость по совместительству по общему правилу не больше четырёх часов в день (ст. 284 ТК РФ). И тут принципиальный момент: с работником обязательно заключается отдельный трудовой договор (ст. 282 ТК РФ). Не доп. соглашение, а именно самостоятельный договор. Этим совместительство и отличается от совмещения, которое многие путают по созвучию.

Помимо этих трёх на практике встречаются ещё два варианта. На период отсутствия главбуха можно принять стороннего человека по срочному трудовому договору (ст. 59 ТК РФ). А можно вообще ничего отдельно не оформлять, если у главбуха есть заместитель, в чьём трудовом договоре или должностной инструкции уже прописано исполнение этих обязанностей на время отсутствия (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Тогда полномочия переходят к нему автоматически, без приказа. Доплата в этом случае, как правило, не полагается, такая работа уже заложена в его трудовую функцию (Письмо Минтруда России от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682).

Какой из способов брать — зависит от срока, наличия в штате подходящего человека и от того, насколько вы готовы возиться с оформлением. Жёсткого предписания закон не даёт, выбор за работодателем.

Директор может вести бухгалтерию сам, но не в любой компании и не при любых условиях. Чтобы не запутаться, сразу разделим две ситуации, они подчиняются разным правилам.

Первая: главбуха в организации нет вообще, и руководитель ведёт учёт постоянно и самостоятельно. Вот здесь закон пускает не каждого.

Вторая: главбух есть, он в штате, но временно отсутствует — отпуск, болезнь, командировка, и директор подменяет его на это время. Тут совсем другая логика, и круг организаций уже не ограничен. Подробнее об этом мы расскажем в следующем разделе, а сейчас сосредоточимся на первой ситуации, постоянном ведении учёта руководителем.

Кому это доступно.

Организовать ведение учёта обязан руководитель. По общему правилу он передаёт эту работу главбуху либо иному должностному лицу или заключает договор на бухгалтерские услуги (ч. 1, 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Взять учёт на себя он может не везде. Такое право есть только у руководителей субъектов малого и среднего предпринимательства (ч. 4 ст. 6, ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). В обычной, более крупной организации директор постоянным главбухом стать не вправе, там должен быть отдельный специалист или сторонний исполнитель.

При этом даже среди малого и среднего бизнеса есть те, кому путь закрыт. Право руководителя вести учёт лично связано с правом применять упрощённые способы ведения бухучёта, а оно доступно не всем. Из него прямо исключён ряд субъектов (ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ):

• организации, чья отчётность подлежит обязательному аудиту (кроме политических партий, их отделений и подразделений);
• жилищные и жилищно-строительные кооперативы;
• кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные;
• микрофинансовые организации;
• организации бюджетной сферы;
• коллегии адвокатов, адвокатские бюро, юридические консультации, адвокатские и нотариальные палаты;
• организации со статусом иностранного агента.

Кому отдельно нельзя. Это кредитная организация: там руководитель не ведёт учёт сам, ни при каких, условиях (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). И ещё одно прямое ограничение: обязанности главбуха не возлагают на временно пребывающего в РФ иностранца (п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах).

Есть нюанс. Если директор организации, которой так делать не следовало, всё же возьмётся за учёт сам, отдельной ответственности именно за это нарушение закон не устанавливает. Санкции за такое не предусмотрено. Однако это не повод нарушать правила. Также стоит учитывать, что некомпетентность в отношении ведения бухучета, может привести к другим правонарушениям.

Алгоритм.

Когда право подтверждено, ведение учёта руководителем оформляют одним из трёх способов.

Первый — внутреннее совместительство. Подходит, если должность главбуха в штатном расписании есть. С директором заключают отдельный трудовой договор о совместительстве и платят за эту работу (ст. 60.1 ТК РФ). Но время ограничено: по совместительству, не больше четырёх часов в день (ст. 284 ТК РФ).

Второй — совмещение. Директор исполняет обязанности главбуха в течение своего рабочего дня, рядом с основной работой, за доплату (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Отдельный трудовой договор не нужен. Оформляют это приказом, причём приказ совмещению не противоречит, а как раз его и закрепляет.

Третий — сделать ведение учёта частью основной работы директора. Тогда отдельная должность главбуха в штате вообще не нужна, и ни совмещение, ни совместительство оформлять не требуется (ст. 57, 275 ТК РФ). Нужную трудовую функцию просто прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции руководителя, а решение закрепляют приказом. Приказ о назначении главного бухгалтера здесь не оформляют, назначать на должность некого, отдельной ставки нет. Порядок закрепляют приказом о возложении на руководителя обязанностей по ведению бухучёта со ссылкой на ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.

По шагам третий, самый частый вариант выглядит так:

• проверить, что компания вправе вести учёт силами руководителя (малый или средний бизнес, не из перечня выше);
• закрепить выбранный способ в учётной политике;
• включить ведение бухучёта в трудовой договор или должностную инструкцию директора;
• издать приказ, сославшись на ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ;
• если должности главбуха в штате нет, прямо написать в приказе, что руководитель принимает учёт на себя в связи с отсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера.

Эта формулировка и служит основанием приказа. Без неё документ не будет корректным.

Образец приказа.

С образцом приказа вы можете ознакомиться здесь.

Сложности.

Главная трудность в самом начале, правильно определить, вправе ли организация вообще передавать учёт директору. Перечень исключений длинный, важно чтобы вы в него не попадали.

Вторая тонкость это подпись. Ведя учёт сам, директор расписывается и за руководителя, и за главбуха. По большинству бумаг это проходит без вопросов, а вот со счетами-фактурами и УПД есть нюансы. Их разберём в отдельном разделе.

И последнее про нагрузку. Даже когда всё формально можно, учёт отнимает время и требует квалификации, а отвечать за его состояние всё равно будет организация. Поэтому самостоятельное ведение бухгалтерии директором разумное решение для небольшой фирмы с простым учётом, но не способ сэкономить на бухгалтере в любой ситуации.

Когда главбух уходит в отпуск или на больничный, должность остаётся за ним, но работа не уходит вместе с этим сотрудником. Её нужно продолжать выполнять, поэтому для таких случаев необходимо временное замещение. О чем мы и поговорим в этой части статьи. Постоянное же назначение нового работника, это тема следующего раздела.

Заместить отсутствующего главбуха можно как своим сотрудником, так и человеком со стороны. И директор, кстати, тоже вправе закрыть эту позицию собой, о такой возможности мы говорили выше. Причём здесь, в отличие от постоянного ведения учёта, ограничения по кругу организаций не действуют. Ведь главбух у компании фактически есть, его просто временно замещают.

Варианты оформления.

Единого обязательного порядка закон не задаёт. На практике сложилось несколько вариантов, и выбор зависит в первую очередь от того, насколько долго главбух будет отсутствовать.

Совмещение должностей. Самый частый вариант для короткого отсутствия. Сотруднику с его письменного согласия поручают делать работу главбуха в течение его же рабочего дня, не освобождая от основных обязанностей, за доплату (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Человек выполняет две функции разом. Подходит, когда главбух ушёл, скажем, в обычный отпуск на пару недель.

Временный перевод. Здесь работника по соглашению сторон переводят на должность главбуха, на срок до выхода отсутствующего на работу (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). От своей прежней работы он на это время освобождается полностью и занимается только бухгалтерией. Этот способ предпочтительнее, когда отсутствие долгое: декрет, отпуск по уходу за ребёнком, долгая болезнь.

Приём со стороны. Если внутри подходящего человека нет, на период отсутствия главбуха заключают срочный трудовой договор с новым работником, в том числе по совместительству (ст. 59 ТК РФ).

Заранее закреплённая функция у заместителя главного бухгалтера. Бывает, что обязанность исполнять работу главбуха на время его отсутствия уже прописана в трудовом договоре или должностной инструкции зама (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Тогда полномочия переходят к нему сами, без отдельного приказа.

Директор тоже может взять обязанности отсутствующего главбуха на себя. Оформляют это через совмещение, приказом с указанием доплаты. Так же, как для любого другого работника.

Доплата за совмещение.

Если выбрали этот способ, работнику положена доплата за совмещение должностей. Её размер закон не фиксирует, стороны договариваются сами, с учётом объёма и содержания добавленной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). На практике это либо твёрдая сумма, либо разница в окладах, либо процент от оклада по основной должности.

Само согласие работника на совмещение и условие о доплате оформляют не на словах. Их закрепляют письменно, через дополнительное соглашение к трудовому договору, где указывают и срок исполнения обязанностей главбуха, и размер доплаты (Письма Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940, Роструда от 03.06.2026 № ТЗ/3908-6-1). Уже на основании этого соглашения издают приказ о совмещении, с которым работника знакомят под подпись (Письмо Роструда от 27.06.2023 № ПГ/13034-6-1).

А вот вносить записи в трудовую книжку при совмещении нет необходимости. Совмещение это дополнительная работа в рамках действующего трудового договора, новой должности человек не занимает, так что трудовая книжка не затрагивается. То же касается и временного перевода: запись о нём не делают. Этим временное замещение и удобно, лишних кадровых следов не оставляет.

Образец приказа представлен здесь.

Образец дополнительного соглашения представлен здесь.

В этой ситуации всё иначе, чем при отпуске или больничном. Должности главбуха в штате либо нет совсем, либо она давно пустует, а учёт вести надо. Тогда его обязанности передают другому работнику не на пару недель, а надолго или вовсе бессрочно. Временным замещением это уже не назовёшь, и оформляется оно по своим правилам.

Стоит сразу отделить этот случай от похожего, иначе легко всё перепутать. Обычный приём главбуха выглядит просто. Человека берут со стороны или переводят на штатную должность «главный бухгалтер», и он становится главбухом в полном смысле слова. Никакой особой «передачи обязанностей» тут нет, это стандартный найм. Наша же ситуация другая. Отдельной должности главбуха нет, а его функции встраивают в работу другого сотрудника, который остаётся на своей прежней позиции. Меняется не название должности в «штатке», а само содержание работы человека.

И это, кстати, не про размер ставки. Полная ставка говорит об объёме занятости, о ста процентах нормы рабочего времени. Постоянное возложение обязанностей совсем о другом, о наполнении трудовой функции. К обязанностям сотрудника добавляют целый пласт бухгалтерской работы, которым раньше занимался отдельный специалист. Сам он при этом может никуда не уходить со своего места, просто круг его задач расширяется.

Кому передают такие обязанности. Чаще всего идут самым логичным путём, возложение обязанностей главбуха на бухгалтера, который и без того в курсе учётных дел. Но закон такой привязки не делает. Оформить можно и на другого сотрудника (не директора), если он подходит по квалификации. Годится и заместитель, и любой другой специалист. Что касается директора, его случай мы уже разобрали в отдельном разделе.

Теперь к оформлению. Раз меняется то, чем человек занят постоянно, это не разовое поручение, а корректировка условий труда. На практике используют несколько путей.

Первый. Расширяют трудовую функцию работника. В трудовой договор и должностную инструкцию вносят правки, добавляя туда обязанности главбуха. С этого момента ведение учёта становится постоянной частью его работы.

Второй. Оформляют совмещение, когда сотрудник выполняет функции главбуха в течение рабочего дня параллельно со своей основной работой, за доплату (ст. 60.2 ТК РФ). От временного совмещения на период отпуска оно отличается лишь сроком, здесь оно бессрочное.

Третий. Переводят работника на штатную должность главбуха, если такая единица в расписании предусмотрена. Правда, это уже пограничный вариант. Человек официально занимает должность главного бухгалтера и формально им становится, а значит, мы ближе к обычному найму, чем к возложению обязанностей.

Какой бы путь ни выбрали, требования к кандидату со счетов сбрасывать нельзя. В отдельных организациях главбух обязан отвечать специальным критериям (ч. 4–7 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Например, в ОАО, кроме кредитных, нужно высшее образование и стаж в области бухучёта или аудита, а ещё отсутствие непогашенной судимости за преступления в сфере экономики. Дополнительные требования вправе вводить и другие федеральные законы (ч. 5 ст. 7 Закона № 402-ФЗ), как это сделано для главбуха жилищного кооператива (ст. 116.1 ЖК РФ). Есть и прямой запрет. Возложить такие обязанности нельзя на временно пребывающего в РФ иностранца (п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах).

Закрепляют постоянное возложение приказом. В нём указывают, на кого, с какой даты и в каком объёме переходят обязанности главбуха. Нелишним будет сразу оговорить и право подписи финансовых документов, иначе на практике возникнут заминки.

Образец приказа.

С образцом приказа вы можете ознакомиться здесь

По общему правилу счёт-фактуру подписывают двое, руководитель и главный бухгалтер (п. 6 ст. 169 НК РФ). Но подписать может и другой человек, если ему передали такое право приказом или доверенностью.

Так оформляют и право подписи главного бухгалтера, его передают сотруднику, и тот расписывается в графе главбуха.

Иначе обстоит дело, когда главбуха в штате нет, и учёт ведёт сам директор. Он ставит обе подписи и за себя, и за главного бухгалтера. Такая подпись директора за главного бухгалтера в счете-фактуре нарушением не считается, это подтверждают и Минфин, и суды (Письмо Минфина России от 24.07.2019 № 03-07-11/55067).

В УПД порядок чуть сложнее, потому что документ объединяет счёт-фактуру и первичку. В счёт-фактурной части расписываются те, кто уполномочен подписывать счета-фактуры, а в отгрузочной (строки 10 и 13) те, кто вправе подписывать первичные документы. Если главбуха нет и учёт на директоре, он подписывает за обоих, причём совпадающие подписи можно не дублировать. Расписавшись в счёт-фактурной части, в строке 13 повторно он уже не расписывается (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Когда документ сопровождает ссылка на приказ о возложении обязанностей в УПД, контрагенту и налоговой сразу видно, на каком основании он подписан.

Передача права подписи неизбежно поднимает вопрос: кто отвечает за налоговые нарушения? За них отвечает сама организация, а должностное лицо может получить административное наказание. Ответственность сотрудника, на которого возложены обязанности зависит от того, что он реально взял на себя по приказу. Поэтому полномочия стоит прописывать конкретно.

Прежде чем считать процедуру завершённой, имеет смысл вернуться к ключевым требованиям. Большинство претензий со стороны инспекции и контрагентов возникает именно из-за упущений на этом этапе:

• Основание. Если учёт принимает на себя руководитель, убедитесь, что организация относится к субъектам, которым это право предоставлено законом;
• Согласие работника. При совмещении или временном переводе согласие оформляется письменно, устной договорённости недостаточно;
• Условие о доплате и сроке. Их закрепляют в дополнительном соглашении к трудовому договору, и лишь затем издают приказ;
• Право подписи. В приказе следует прямо оговорить, кто и какие документы уполномочен подписывать; в противном случае правомерность подписи на счёте-фактуре и УПД окажется под вопросом;
• Ознакомление под подпись. С приказом знакомят всех лиц, которых он затрагивает;
• Требования к кандидату. Если закон предъявляет специальные требования к главному бухгалтеру, их необходимо соблюсти.