- Organiser et coordonner les réunions internes et externes (planification, rédaction des ordres du jour, préparation et diffusion des documents, logistique, rédaction des comptes rendus), en lien avec les assistantes des élus et les autres directions,

- Assurer l’appui au fonctionnement du service en mettant en place, en suivant et en partageant les outils de gestion communs (tableaux de congés, planning de matériel…),

- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs (accueil physique et téléphonique) et assurer la transmission des messages,

- Réceptionner, analyser, prioriser et suivre les demandes (courrier, mails, téléphone), en apportant une réponse adaptée en lien avec l’équipe et la responsable de service,

- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers, tableaux) et assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus de réunions,

- Assurer le rôle de correspondant Assemblée pour le service : suivi du circuit de signature des conventions, mise en place et actualisation de tableaux de bord (décisions, délibérations), classement et archivage des documents (numérisation et intégration dans le logiciel métier DOTELEC),

- Assurer le classement des documents liés aux conventions via une numérisation et une insertion des actes dans le logiciel métier GIMA.