Экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года в большинстве случаев необходимо будет составлять в электронной форме. Как это сделать правильно, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что относится к экспедиторским документам
2. Виды экспедиторских документов
3. Поручение экспедитору
4. Экспедиторская расписка
5. Складская расписка
6. Формы экспедиторских документов
7. Форматы экспедиторских документов
8. Оформление экспедиторских документов
9. Правила обмена электронными экспедиторскими документами

К экспедиторским документам относится (п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554):
• поручение экспедитору, которое определяет перечень и условия оказания услуг последним в рамках договора транспортной экспедиции;
• экспедиторская расписка. Она подтверждает факт получения экспедитором груза для перевозки от клиента либо от указанного им грузоотправителя;
• складская расписка, которая является подтверждением факта принятия экспедитором груза на складское хранение.

Стороны договора транспортной экспедиции в зависимости от характера оказываемых услуг, в том числе при международных перевозках груза могут предусмотреть возможность использования экспедиторских документов, которые не указаны в п. 5 Правил № 554 (п. 6 Правил № 554). Состав таких документов может быть расширен, а не заменен (Письмо Минфина России от 16.01.2018 № 03-03-06/1/1533).

Экспедиторские документы можно классифицировать по различным основаниям. Например, поделить на те, чья форма установлена нормативными актами и те, что стороны договора транспортной экспедиции договорились использовать дополнительно.

Также экспедиторские документы могут быть:
• составлены на бумаге;
• сформированы в электронной форме.

Для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиент выдает экспедитору поручение (п. 8 Правил № 554). Разберем правила составления этого документа на примере бумажного бланка, утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. Его заполняет клиент на:
• однократное выполнение экспедитором услуг, связанных с организацией перевозок;
• систематическое оказание таких услуг.

Для составления документа можно использовать типографский бланк. В этом случае нужно пользоваться шариковой ручкой синего или черного цвета. Подчистки и помарки не допускаются.

Также документ можно составить на компьютере и распечатать. В этом случае нужно использовать листы бумаги формата А4 и шрифт № 14. В любом случае бумажный бланк заполняется в 2-х экземплярах. Один – для экспедитора, второй – для клиента.

В документе указывается:
• дата выдачи поручения;
• номер, который клиент присвоил документу;
• данные грузоотправителя, клиента, грузополучателя, экспедитора: полное название и адрес компании или ФИО и место жительства ИП;
• отметка о необходимости уведомления грузоотправителя или клиента о прибытии груза (она также ставится, если о прибытии груза нужно известить иное лицо. В этом случае прописывается его название и адрес);
• название страны, где был произведен груз;
• наименование груза, точный адрес его нахождения, а также дата, в которую он будет готов к отгрузке;
• вид транспорта, на котором предполагается перевозка;
• адрес доставки;
• номер и дата страхового полиса, название и адрес страховой компании, а также формулировка условий страхования (по усмотрению клиента);
• опознавательный номер груза, который предназначен для таможенных, транспортных и статистических целей;
• маркировка груза;
• количество грузовых мест, а также способ доставки груза (насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках и так далее);
• вес груза с упаковкой и без нее;
• объем груза;
• стоимость груза в соответствии с платежными документами (по усмотрению клиента);
• габариты каждой упаковки и ее вес;
• перечень документов, приложенных к поручению, которые требуются для перевозки;
• дополнительная информация о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза.

Экспедитор рассматривает поручение в сроки, которые прописаны в договоре транспортной экспедиции. Затем направляет клиенту документ с отметкой (п. 9 Правил № 554):
• о согласовании подлежащих оказанию услуг;
• об отказе в таком согласовании с указанием причин.

На любом этапе исполнения договора транспортной экспедиции клиент имеет право отозвать ранее выданное поручение. В этом случае он должен возместить экспедитору фактически понесенные тем расходы (п. 10 Правил № 554).

Экспедитор выдает клиенту экспедиторскую расписку при приеме груза. Она дает ему право владения грузом до момента передачи его клиенту или грузополучателю по окончании перевозки (п. 12 Правил № 554). В документе указывается, в частности (п. 25 Порядка оформления, утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23):
• дата и номер;
• данные грузоотправителя, клиента и экспедитора;
• сведения о грузе: страна происхождения товара, маркировка, вес, объем и так далее;
• условия приема груза на транспортно-экспедиционное обслуживание;
• обязательства экспедитора.

Экспедитор выдает клиенту такую расписку, если принимает груз на складское хранение (п. 13 Правил № 554). В документе прописывают, в частности (п. 35 Порядка оформления, утвержденного Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23):
• дату и номер;
• данные клиента и экспедитора;
• местонахождение склада;
• страну происхождения товара;
• номер и дату страхового полиса, данные страховщика, местонахождение, а также условия страхования, касающиеся конкретной отгрузки (по усмотрению экспедитора);
• данные о грузе: количество мест, вид упаковки, объем, вес груза с упаковкой и без нее, размер упаковки и ее вес;
• стоимость груза (по усмотрению экспедитора);
• условия приема груза на хранение.

Бланки экспедиторских документов утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23. С 01.09.2026 бумажные формы можно использовать только в случаях, установленных Приказом Минтранса России от 03.04.2026 № 115. К таким случаям относится оказание транспортно-экспедиционных услуг:
• связанных с перевозкой грузов для нужд органов госвласти, нужд обороны и безопасности страны, а также при перевозке специальных и воинских грузов;
• на территориях, где введен режим повышенной готовности, ЧП, ЧС, либо режим военного положения или контртеррористической операции;
• если у клиента или экспедитора нет технической возможности сформировать документы в электронной форме в связи с обстоятельствами непреодолимой силы;
• клиенту — физлицу для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• если клиентом является иностранный гражданин или зарубежная компания.

Форматы электронного поручения экспедитору, электронных экспедиторской и складской расписок утверждены Приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Документ вступит в силу с 1 сентября 2026 года.

Как мы сказали выше с 01.09.2026 в большинстве случаев экспедиторские документы нужно оформлять в электронной форме. Для этого необходимо:

1. Подписать соглашение с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Он должен состоять в специальном реестре, который можно найти на официальном сайте Минтранса России https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380. Такой оператор будет осуществлять обмен документами между участниками сделки и передавать их в информационную систему. Кроме того, он должен обеспечить хранение электронных экспедиторских документов в неизменном виде в течение 5 лет со дня размещения их в ИС ЭПД (п. п. 3, 4, 20, 22 Правил обмена экспедиторскими документами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469).

2. Получить на сотрудников, которые будут подписывать экспедиторские документы, сертификат усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписи и оформить на них машиночитаемые доверенности (п. 5 ст. 2 Закона «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 № 87-ФЗ).

3. Настроить доступ сотрудников к системе и научить их работе в ней.

4. Приобрести недостающие технические средства (ноутбуки, планшеты и так далее).

Поручение экспедитору

Данный документ формируется на основании Правил направления поручений экспедитору, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.
Клиент формирует файл в своей информационной системе или непосредственно в ИС ЭПД. В нем он указывает сведения:
• о грузоотправителе;
• о клиенте;
• о грузополучателе;
• об экспедиторе;
• о грузе;
• о виде транспорта;
• о пункте назначения;
• о страховании груза;
• об иных данных и оговорках.

Этот файл клиент подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Если в его роли выступает физлицо либо интересы клиента-юрлица или ИП представляет гражданин, то файл можно заверить его усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Подписанный файл клиент направляет оператору ИС ЭПД, с которым у него заключен договор об электронном документообороте.

После этого оператор ИС ЭПД проводит проверку файла. Для этого он совершает действия, указанные в п. 9 Правил обмена экспедиторскими документами. В частности, контролирует, чтобы файл соответствовал установленным форматам, а электронная подпись была действительной. Если проверка пройдена успешно, то оператор ИС ЭПД клиента направляет сведения в информационную систему, а также экспедитору через его оператора ИС ЭПД.

Информационная система также проверяет корректность файла. Для этого она осуществляет действия, указанные в п. 17 Правил обмена экспедиторскими документами. В частности, проверяет действительность подписи и соблюдение последовательности получения файлов участниками информационного взаимодействия.

Экспедитор согласовывает поручение, при необходимости вносит дополнительные сведения и оговорки. И подписывает своей УКЭП (если его интересы представляет по доверенности физлицо, то последнее проставляет свою УНЭП). Экспедитор отправляет файл своему оператору ИС ЭПД, который его проверяет и передает клиенту через его оператора ИС ЭПД.

Если клиент решил отозвать поручение, то он формирует соответствующий файл, который передает экспедитору через операторов ИС ЭПД.

Экспедиторская расписка

Электронная расписка составляет и направляется в соответствии с Правилами направления экспедиторских расписок, утвержденных Постановлением № 469.
Экспедитор формирует файл, в который включает сведения:
• о грузе;
• о грузоотправителе;
• о клиенте;
• об экспедиторе;
• об условиях приема груза экспедитором и обязательствах экспедитора;
• о дополнительной информации о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза;
• о других данных и оговорках.

Файл он подписывает своей УКЭП (УНЭП – представителя физлица) и отправляет своему оператору ИС ЭПД. Тот проводит проверку файла и направляет его в ИС ЭПД и клиенту.

Складская расписка

Правила направления электронных складских расписок утверждены Постановлением № 469.
Экспедитор формирует файл, в который включает обязательные сведения:
• о грузе;
• о клиенте;
• об экспедиторе;
• о складе;
• об условиях приема груза на складское хранение;
• о дополнительной информации о грузе.

Он заверяет файл своей УКЭП (УНЭП – представителя физлица) и отправляет своему оператору ИС ЭПД. Тот проводит проверку файла и направляет его в ИС ЭПД и клиенту.