• Od czerwca 2025 r. wprowadzono szereg nowych obowiązków związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, m.in. pełną cyfryzację procedur, nowe wymogi dokumentacyjne i wyższe kary.
• Eksperci wskazują, że zagraniczni pracownicy są istotni dla utrzymania produkcji i usług, a liczba cudzoziemców ubezpieczonych w ZUS nadal rośnie.
• Jednocześnie skomplikowane procedury, wysokie koszty legalizacji i problemy techniczne nowych systemów mogą zniechęcać zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Najważniejsze zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców wprowadzono od 1 czerwca 2025 roku, kolejne od lutego, marca, kwietnia czy ponownie - czerwca tego roku. Nowe wytyczne zdają się nie mieć końca. Kolejne regulacje wejdą we wrześniu, a w marcu 2027 roku pracodawcy zmierzą się z nowym horyzontem ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy. W gąszczu nowych publikacji brakuje nie tylko jasności, ale przede wszystkim oczekiwanej przewidywalności oraz uproszczenia procedur, o których zapewniali rządzący.

Głównym zarzutem, który dotyczy przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców, jest przewlekłość postępowań - nierzadko półroczne oczekiwanie na decyzję, o czym mówi nam Nadia Winiarska, wicedyrektorka Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan.

- Zmiany, które weszły w życie 1 czerwca 2025 r., miały uporządkować system zatrudniania cudzoziemców, ograniczyć nadużycia i usprawnić proces legalizacji pracy. W praktyce wielu pracodawców ocenia jednak, że efekt jest odwrotny. Procedury nie stały się szybsze ani bardziej przewidywalne, a obciążenia formalne po stronie firm wyraźnie wzrosły - mówi nam Winiarska.

Przypomnijmy najważniejsze zmiany wynikające z pakietu przepisów, które weszły w życie rok temu:

• wszystkie dokumenty dotyczące zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzaniu pracy są składane wyłącznie elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego lub e-dowodu,
• przedsiębiorcy dostarczają kopię umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy,
• umowy mogą być zawierane wyłącznie w formie pisemnej,
• pracodawca musi zgłosić  do wojewody niepodjęcie pracy lub jej zakończenie na dwa miesiące przed upływem ważności zezwolenia,
• zakaz pracy na podstawie wybranych tytułów pobytowych,
• zniesienie testu rynku pracy (do tego czasu pracodawca musiał uzyskać informację z powiatowego urzędu pracy, że nie ma możliwości zatrudnienia obywatela Polski lub UE na dane stanowisko),
• wyższe kary za naruszanie przepisów,
• procedura fast track dla osób o istotnym znaczeniu dla gospodarki,
• mocniejsze uprawnienia Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy.

Równolegle miała wejść w życie lista zawodów deficytowych. Projekt w tej sprawie został utworzony w styczniu tego roku. To rozwiązanie miało usprawnić wydawanie zezwoleń na pracę w sektorach kluczowych dla polskiej gospodarki. Jednak resort Agnieszki Dziemianowicz-Bąk zarzucił prace nad nim.

- Największym problemem pozostaje przewlekłość postępowań. Choć przepisy KPA przewidują, co do zasady, miesięczny termin na załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego, w praktyce postępowania dotyczące zezwoleń na pracę trwają znacznie dłużej - w niektórych województwach pracodawcy czekają ponad pół roku na rozstrzygnięcie. W tym czasie cudzoziemiec nie może zostać dopuszczony do pracy. Dla firm oznacza to realne koszty organizacyjne, problemy z planowaniem zatrudnienia i ryzyko utraty kandydatów, którzy nie mogą czekać na decyzję administracyjną przez pół roku - mówi nam Nadia Winiarska z Konfederacji Lewiatan.

Potwierdza to również dr Izabela Florczak z Katedry Prawa Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Polityki Społecznej oraz Centrum Studiów Migracyjnych Uniwersytetu Łódzkiego.

- Nowe przepisy odpowiadają na część problemów, ale nie rozwiązują wszystkich bolączek rynku. Pracodawcy od lat wskazują przede wszystkim na potrzebę szybkich, przewidywalnych i jednolitych procedur. Tymczasem nadal normą są długie okresy oczekiwania na decyzje oraz rozbieżności w praktyce poszczególnych urzędów - komentuje w rozmowie z PulsHR.

Poprosiliśmy o ocenę skuteczności wprowadzonych zmian po roku obowiązywania resort pracy, który przekazał nam, że spadła ogólna liczba dokumentów legalizujących pracę cudzoziemców (oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zezwolenie na pracę, zezwolenia na pracę sezonową oraz powiadomienia dla obywateli Ukrainy), wydanych w 2025 roku, która zmniejszyła się o 6 proc. w stosunku do 2024 roku. 

"Liczba wydawanych zezwoleń na pracę jest najniższa od lat. W I kwartale 2026 roku wydano 38 tys. zezwoleń - o ponad połowę mniej niż w 2023, 2024 i 2025 roku i ponad 3-krotnie mniej niż w 2022 roku. Odczuwalne jest zmniejszenie liczby wpływających wniosków do rozpatrzenia (w dużej mierze przyczyniło się do tego podniesienie opłat i uszczelnienie przepisów). Z ponad 40 tysięcy wniosków w styczniu 2022 roku do 15 tysięcy wniosków w styczniu 2026 r." - informuje nas Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. 

Podano również, że odsetek informacji o niepodjęciu pracy przekazywanych przez pracodawców do powiatowych urzędów pracy w 2025 roku wyniósł 27 proc. spośród 328 tys. oświadczeń wpisanych do ewidencji. W 2024 r. było to 39 proc., "co może świadczyć o wycofaniu się z rynku podmiotów masowo rejestrujących oświadczenia dla pozoru".

Nasi rozmówcy zwracają również uwagę na chaos, jaki powstaje przy okazji zmian w prawie, pojawiających się w ostatnim czasie nawet co miesiąc. Te, które widać się w ostatnim czasie, dotyczą startu systemu MOS do elektronicznego składania wniosków pobytowych czy wprowadzenia pakietu zmian dla obywateli Ukrainy.

Problemem dla firm staje się przewidywalność prawa oraz - nierzadko - samo nadążenie za zmieniającym się otoczeniem legislacyjnym.

- Dużym wyzwaniem pozostaje złożoność procedur legalizacyjnych. Według resortu pracy ustawa z 2025 r. miała zapewnić przedsiębiorcom mierzącym się z niedoborami pracowników przejrzyste i przyjazne przepisy w tym zakresie. Mimo deklaracji uproszczenia przepisów, czas oczekiwania na dokumenty jest różny, często nieprzewidywalny, co podnosi koszty zarówno dla pracowników, jak i pracodawców - komentuje dla PulsHR Wioletta Kochańska, dyrektor ds. kadr, płac i legalizacji z Folgi.

Kochańska mówi też, że same regulacje nie rozwiążą problemów rynku pracy, jeśli nie będą wdrażane w sposób przewidywalny i dostosowany do realiów biznesowych.

O chaosie legislacyjnym mówi nam również dr Izabela Florczak.

- Firmy często podkreślają również, że przy dużej liczbie zmian legislacyjnych trudno jest nadążyć za nowymi obowiązkami. Szczególnie dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie mają rozbudowanych działów HR czy wsparcia prawnego. W praktyce wiele pytań nie dotyczy już samych zezwoleń, ale tego, jak prawidłowo realizować obowiązki informacyjne i jak reagować na zmiany w zatrudnieniu cudzoziemca. Biorąc pod uwagę, jak zbiurokratyzowana została procedura oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy, warto byłoby, aby lista państw, których obywatele są nią objęci, w końcu się zwiększyła - komentuje przedstawicielka Uniwersytetu Łódzkiego.

Jak się okazuje, nie tylko mnogość nowych przepisów czy czas postępowań stanowią problem. To również różnice interpretacyjne.

- Nowe przepisy miały zwiększyć jednolitość stosowania prawa, jednak praktyka pokazuje, że urzędy wciąż potrafią odmiennie oceniać podobne sytuacje. Można powiedzieć, że część dawnych problemów została rozwiązana, ale w ich miejsce pojawiły się nowe pytania związane z wdrażaniem reformy - mówi nam dr Izabela Florczak.

Zauważa to również Nadia Winiarska, która punktuje problemy interpretacyjne w nowych przepisach.

- Ogólne brzmienie części przesłanek odmownych powoduje, że pracodawcy otrzymują negatywne decyzje także w sytuacjach, w których chodzi o zatrudnienie w firmach o ugruntowanej pozycji na rynku. Jeszcze trudniejsza sytuacja występuje w postępowaniach wizowych, gdzie przedsiębiorcy obserwują liczne odmowy dotyczące cudzoziemców, którzy mieli podjąć legalną pracę u rzetelnych pracodawców - punktuje.

- Dobrym przykładem problemu interpretacyjnego są także ostatnie wytyczne dotyczące powierzania pracy obywatelom państw trzecich przez cudzoziemców prowadzących w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą. W praktyce doszło do istotnego ograniczenia takiej możliwości bez zmiany przepisów, wyłącznie na skutek interpretacji pojęcia „miejsce pobytu stałego”. Zgodnie z tym podejściem osoba wnioskująca powinna posiadać zameldowanie na pobyt stały w Polsce. Tymczasem większość cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą posiada zezwolenie na pobyt czasowy i może zameldować się jedynie na pobyt czasowy - dodaje Winiarska.

Ekspertka mówi również o innych wątpliwościach prawnych.

- Przykładem jest powierzanie pracy na warunkach innych niż wskazane w dokumencie legalizującym zatrudnienie. W przypadku umów cywilnoprawnych szczególnie problematyczny jest wymóg przepracowania dokładnie takiej liczby godzin, jaka została wskazana w dokumencie. Nawet niewielka różnica może rodzić ryzyko uznania pracy za wykonywaną nielegalnie, mimo że w praktyce przy tego typu umowach liczba godzin często jest zmienna - komentuje w rozmowie z nami.

Pozostaje pytanie, czy zmiany, które miały uporządkować rynek, odpowiadają na potrzeby rynku pracy. 

- Obecnie obcokrajowcy stanowią ok. 8 proc. osób ubezpieczonych w ZUS. To właśnie dzięki nim wiele firm może utrzymać ciągłość produkcji, świadczenia usług i funkcjonowania łańcuchów dostaw. Przykładowo, wprowadzenie administracyjnej możliwości przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę i podniesienie kar ma zatrzymać nadużycia, ale w połączeniu z wysokimi opłatami legalizacyjnymi i technicznymi problemami systemów, jak MOS2, może zniechęcić część cudzoziemców do pracy w Polsce i zwiększyć koszty po stronie pracodawców, co przeniesie się na spowolnienie tempa wzrostu gospodarki - mówi nam Jakub Tomczak, dyrektor sprzedaży z Folgi.

I dodaje, że dla gospodarki kluczowe jest zachowanie równowagi.

- Prawo powinno eliminować nieuczciwe formy zatrudniania pracowników i pozwalać na elastyczne formy współpracy tam, gdzie są one uzasadnione. Zaostrzanie procedur bez usprawnień organizacyjnych grozi paraliżem rynku pracy. Z kolei inteligentna cyfryzacja i jasne wytyczne pomogą dalej zwiększać bezpieczeństwo oraz atrakcyjność Polski jako miejsca do pracy dla pracowników z zagranicy - zauważa nasz rozmówca.

Z badania „Praca w Polsce. Stereotypy Latynoamerykanów”, przeprowadzonego przez tę agencję, dowiadujemy się, że 82 proc. Latynosów wskazuje Polskę jako kraj pierwszego wyboru w Europie; jednocześnie największą obawą wśród tych pracowników pozostają procedury legislacyjne. Dla 28 proc. respondentów złożoność procedur była istotną barierą.

Na ten cały chaos informacyjny i legislacyjny nakłada się wejście w życie 12 czerwca paktu migracyjnego. 

- Polska nie wdroży wszystkich przepisów paktu migracyjnego, bo osłabiłoby to bezpieczeństwo kraju - przekazał w rozmowie z PAP Maciej Duszczyk, wiceminister spraw wewnętrznych i administracji. 

Duszczyk zaznaczył, że pakt migracyjny zawiera również rozwiązania, które Polska uznała za zasadne i zdecydowała się wdrożyć. Wśród nich wymienił nowe regulacje dotyczące polityki powrotowej, mechanizmy ochrony granic przed instrumentalnym wykorzystywaniem migracji oraz przepisy pozwalające na uruchamianie nadzwyczajnych procedur w sytuacjach kryzysowych.

Poprosiliśmy o komentarz w sprawie zmian w zatrudnianiu cudzoziemców  również resort spraw wewnętrznych i administracji. Na moment publikacji materiału nie otrzymaliśmy odpowiedzi.